对于每天沉寂在繁琐的Microsoft Office操作工作中的行政人员来说，电子表格无疑是你又爱又恨且又不可或缺的。继上期我们向大家介绍了Excel中的数据有效性、高级排序和筛选等中级功能技巧后，本期我们将进一步带你学习如何将外部数据快速导入到当前工作表中，并帮你制作一份真正专业的电子报表。希望这些技巧可以帮助你提高办公效率，轻松应对日程工作。

高效办公手把手系列：

你遇到过这样的困扰吗？

1. 作为一名行政工作者，你是否经常为向Excel导入非Excel数据而烦恼呢？比如在导入文本格式的数据时，经常会发现通过复制、粘贴拷入的数据都塞在A列里了！

2. 或许你每天都在跟表格打交道，但是，什么样的表格才能让填表人看上去就耳目一新，很愿意去认真填写呢？

3. 在制作表格边框的时候你是否都是直接在Excel的边框工具栏上反复查找点按呢？Excel中的那些单元格的虚框，如何让它们不显示呢？

4. 你的老板是否也会头疼在你繁复的Excel工作簿中，来回翻阅众多的工作表，以查找到所需的业务数据统计结果呢？

接下来的内容将帮助你了解：

Excel中的导入外部数据功能以及如何制作一份专业的数据表格。

如何将外部的数据导入到Excel中来

将文本文件导入到Excel中

在我们把外部数据(如文本文件)“放”到Excel里面(如图1)时，我们应该用怎么样的方式来做才是最准确的呢？Excel的导入外部数据功能无疑才是正解。具体步骤如下：

1、先打开一个Excel工作表，单击【数据】|【导入外部数据】|【导入数据】命令。如图2所示。在弹出来的【选取数据源】对话框中去找到数据所在位置。找到以后，单击【打开】按钮。

2、在上一步单击【打开】按钮以后，我们就能看到在Excel中出现了一个【文本导入向导—3步骤之1】的对话框，如图3所示。在这里我们直接单击【下一步】按钮。

3、在出现的【文本导入向导—3步骤之2】中选择分列数据所包含的分隔符号，在本例中，原始的文本文件(如图1所示)中的分隔符号是用“空格”分隔的，所以我们选择【空格】。这时就能在下面的数据预览中看到分列的效果了，如图5所示。然后，单击【下一步】按钮。

Tips：不是所有的文本文件都是用“空格”做分隔的，有些是使用的“Tab键”也就是我们常说的制表符。而有些由一些其他软件导出来的文本文件既不是“Tab键”，也不是“空格”，也不是在“步骤2”中提供的其他的分隔符号。比如：“$”、“#”符合等。那么如果是这样的符号做的文本文件的分隔符，怎么办呢？没关系，在【分隔符号】中单击【其他】，然后，在其他后面留出的空格中，把相应的分隔符好填进去就好了，如图6。

4、在【文本导入向导—3步骤之3】中，我们可以看到已经分列好的效果，并且可以通过右上方【列数据格式】来改变数据的格式，“常规”、“文本”、“日期”或者说可以将某一列不想导入到Excel的数据跳过，如图7。然后，单击【完成】按钮。

5、这时出现了【导入数据】对话框，在这里选择数据方式的位置。选择好以后，单击【确定】按钮，这样，一个文本文件就能够导入到Excel中来了，并且有分列的效果了，如图8所示。